การประชุม ระบบ E-meeting
๑. ก่อนการประชุม
♦ กำหนดวันเวลา สถานที่ และผู้เข้าร่วมประชุม
♦ จัดทำวาระการประชุม
– เวียนแจ้งขอส่งวาระการประชุม
– รวบรวมวาระและเอกสารประกอบ
– เสนอผู้บริหารตรวจระเบียบวาระ
♦ ส่งหนังสือเชิญประชุมและวาระโดยส่งทาง E-mail
– หนังสือเชิญประชุม
– วาระการประชุม
– เอกสารประกอบการประชุม
– รายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา
– สำเนาถึง เลขานุการภาควิชา เลขานุการคณะ และเลขานุการผู้บริหาร
♦ การเตรียมส่วนที่เกี่ยวข้องในด้านต่างๆ
– จองห้องประชุม
– จัดทำบันทึกแจ้งกำหนดการประชุม และขอให้จัดส่งวาระการประชุมทาง E-mail
– เตรียมความพร้อมของอุปกรณ์โสต ได้แก่ เครื่องบันทึกเสียง, surface, ไมโครโฟน, จอ LED
– จัดทำบันทึกขออนุมัติอาหารว่าง อาหารกลางวัน
– จัดทำบันทึกยืมค่าเบี้ยประชุม
– จัดเตรียมเอกสารสำหรับลงนามรับเบี้ยประชุม
– จัดเตรียมข้อมูลนำเสนอในรูปแบบ power point
– นำข้อมูลของการประชุมทั้งหมดลงในระบบ E-meeting
– ปรับรูปแบบตัวอักษรของข้อมูลระเบียบวาระทั้งหมดให้เป็น Angsana New เท่านั้น โดยไม่สัญลักษณ์หรือเครื่องหมายต่าง ๆ แทรก
– เข้าระบบ E-meeting ในส่วนของ Admin ผ่าน username และ password
– บรรจุวาระการประชุมลงในระบบ
– Upload เอกสารประกอบการประชุมทั้งหมดลงในระบบ
– ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทั้งหมด
– โทรศัพท์เตือนเลขาภาควิชา และเลขาผู้บริหารเพื่อเตือนประชุม
– วางป้ายชื่อกรรมการให้ถูกต้อง โดยเรียงลำดับตามพยัญชนะ
– วางน้ำดื่มและแก้วน้ำให้เรียบร้อย
♦ การส่งสรุปวาระการประชุมให้ประธาน และผู้ที่เกี่ยวข้อง
๒. ระหว่างการประชุม
♦ กรรมการลงนามรับเบี้ยประชุม และผู้เข้าร่วมประชุมลงชื่อเข้าร่วมประชุม
♦ นำเสนอข้อมูลตามวาระการประชุม
♦ บริการอาหารว่างให้แก่คณะกรรมการ ผู้เข้าร่วมประชุม
♦ บันทึกการประชุม
▪ กรณีที่มีการมอบรางวัลหรือแสดงความยินดีกับผู้ที่ได้รางวัลต่าง ๆ
– จัดทำบันทึกเชิญ และแจ้งกำหนดวัน เวลา สถานที่
– จัดเตรียมของสำหรับแสดงความยินดีหรือแสดงความขอบคุณในโอกาสต่าง ๆ
– ประสานแจ้งช่างภาพ เพื่อบันทึกภาพ (กรณีที่ช่างภาพมาไม่ทันเวลา จะมีกล้องสำรอง เช่น มือถือ)
▪ กรณีที่กรรมการไม่ส่งวาระการประชุมตามกำหนดเวลา
– ติดต่อผู้บริหารที่รับผิดชอบในแต่ละด้าน เพื่อให้ส่งวาระการประชุม โดย
๑. ส่ง E-mail แจ้ง
๒. ขอเลขานุการแจ้งเตือน
3. การขอเข้าพบโดยตรง
▪ กรณีที่มีการเสนอวาระหรือข้อมูลเพิ่มเติมก่อนการประชุมเพียงเล็กน้อย
– แจ้งประธานให้ทราบ
– เพิ่มเติมวาระหรือข้อมูลลงในระบบ E-meeting กรณีที่สามารถทำได้ทันเวลา
– หากไม่ทัน ให้ผู้นำเสนอแจ้งกับที่ประชุมว่าเป็นเรื่องเพิ่มเติมจากระเบียบวาระ
▪ กรณีที่เครื่อง Surface มีปัญหาในการใช้งานในระหว่างการประชุม
– เจ้าหน้าที่ตรวจสอบปัญหาเบื้องต้น
– หากไม่สามารถแก้ไขได้ แจ้งเจ้าหน้าที่สารสนเทศเพื่อแก้ไข
๓. หลังการประชุม
– ทำบันทึกแจ้งมติที่ประชุมส่งให้ผู้ที่เสนอวาระประชุม เพื่อนำไปดำเนินการต่อ
– จัดทำรายงานการประชุม
– จัดทำบันทึกที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ คืนเงินยืมค่าเบี้ยประชุม บันทึกเบิกค่าเบี้ยประชุม ส่งบันทึกอนุมัติ อาหารกลางวัน อาหารว่างให้โภชนาการ
♦ การตรวจสอบความถูกต้องของรายงานการประชุม
– เพื่อให้รายงานการประชุมถูกต้อง ครบถ้วน ได้มีการสรุปรายงานการประชุม และส่งให้ผู้ที่นำเสนอในที่ประชุม ตรวจสอบ ก่อนนำบันทึกในรายงานการประชุม เพื่อเสนอที่ประชุมรับรองในวันประชุม
งานลงทะเบียนรับหนังสือจากภายนอก เป็นการรับหนังสือจากส่วนราชการ หน่วยงาน องค์กรต่าง ๆ ตลอดจนคณะ สถาบัน สำนักมหาวิทยาลัยเชียงใหม่
ขั้นตอนการปฏิบัติมีดังนี้.
1. ทำการเปิดรับเอกสาร
– ไปรษณีย์ (ธรรมดา/ลงทะเบียน /EMS/พัสดุ)
– ส่งด้วยตนเอง (เจ้าหน้าที่นำเอกสารมาส่งเอง)
– จากมหาวิทยาลัยเชียงใหม่
2. จัดลำดับเอกสาร
– เรียงลำดับความเร่งด่วนของหนังสือ เช่น ด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด
– เอกสารลับ (เป็นเอกสารปิดผนึกที่ประทับตราลับไว้ที่หน้าซอง เอกสารด้วยหมึกสีแดง ลงทะเบียนรับ และจัดส่งให้ผู้รับโดยตรง)
– เอกสารไม่สมบูรณ์ (เป็นเอกสารที่ไม่ได้ลงนาม หรือไม่มีหนังสือแนบส่งตามที่ระบุไว้ใน สิ่งที่ส่งมาด้วย)
3.วิเคราะห์เอกสาร (อ่านและวิเคราะห์หนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้ว เพื่อจัดส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการต่อไป เช่น
– งานบริหารทั่วไป
– งานบริหารงานบุคคล
– งานคลัง
– งานบริหารโรงพยาบาล
– งานนโยบายและแผน
– งานบริการวิชาการและวิเทศสัมพันธ์
– งานอาคารสถานที่
– งานซ่อมบำรุง
– งานบริการการศึกษา
– งานเทคโนโลยีสารสนเทศ
– งานพัสดุและยานพาหนะ
– งานประชาสัมพันธ์
– งานบริหารงานวิจัย
– งานห้องสมุด
– ศูนย์ ฯ เป็นต้น
4. ลงทะเบียนรับหนังสือ (ลงเลขลำดับของทะเบียนรับหนังสือ โดยเรียงลำดับเลขติดต่อกันจนถึงสิ้นปีปฏิทิน) บันทึกข้อมูลลงในระบบสารบรรณออนไลน์ (Computer Online)
– วัน/เดือน/ปี ที่รับ
– ระบุเวลาที่ลงรับ
– ลงรหัสแฟ้มเอกสาร เช่น แฟ้มประชุม กำหนดรหัส 5.1 กรณีแฟ้มทั่วไป 12.3 เป็นต้น (รหัสแฟ้มมาจากสำนักงบประมาณ)
5. สแกนหนังสือที่ลงทะเบียนรับ (สแกนตามเลขที่รับของคณะฯ)
6. ลงทะเบียนในสมุดรับ-ส่ง ของแต่ละภาควิชา/ฝ่าย/งาน/ศูนย์ฯ เซ็นรับเอกสารไว้เป็นหลักฐาน
– แยกเอกสารของแต่ล่ะหน่วยงาน
– จัดลำดับความเร่งด่วน
– ลงสมุดรับ-ส่งของแต่ละภาควิชา/ฝ่าย/งาน/ศูนย์ฯ
– รอเจ้าหน้าที่ของแต่ละภาควิชา/ฝ่าย/งาน/ศูนย์ฯ มาเซ็นรับ
7.เจ้าหน้าที่ของแต่ละภาควิชา/ฝ่าย/งาน/ศูนย์ฯ (ลงนามรับหนังสือตามเวลาที่กำหนดไว้ช่วงเช้า 10.00 น. ช่วงบ่าย 14.00 น.
8.เสร็จสิ้นกระบวนการรับ-ส่ง หนังสือ
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน มี 3 ขั้นตอนดังนี้
1. รับหนังสือจากหน่วยงานภายใน ภาควิชา/ฝ่าย/งาน ภายในคณะแพทยศาสตร์หน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ เช่น สถาบัน/สำนัก /คณะ หรือหน่วยงานที่เรียกชื่อเป็นอย่างอื่น
2. รับหนังสือจากหน่วยงานภายนอก ส่วนราชการ/ บุคคลภายนอก/บริษัท/ ห้าง และร้านเอกชน
3. เสนอให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องพิจารณาแล้วส่งคืนงานบริหารทั่วไป เพื่อดำเนินการต่อไป
หลักการร่างหนังสือราชการ
ขั้นตอนการดำเนินการ
1. ศึกษาและจดจำรูปแบบหนังสือราชการ (ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 หรือ เพิ่มเติม/ปรับปรุงให้เป็นปัจจุบัน)
2. เข้าใจในโครงสร้างของหนังสือราชการแต่ละชนิด เช่น หนังสือภายนอก และหนังสือภายใน
3. จับประเด็นของเรื่องที่จะร่าง
4. บอกความประสงค์ให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้รับสามารถพิจารณาได้อย่างรวดเร็ว
5. กรณีมีความประสงค์หลายข้อ ให้แยกเป็นข้อ ๆ
6. กรณีจำเป็นจะต้องอ้างตัวบทกฎหมาย หรือตัวอย่างให้ระบุให้ชัดเจน เพื่อผู้รับสามารถค้นหามาตรวจสอบได้สะดวก
7. ใช้ถ้อยคำให้กะทัดรัด ได้ใจความ
8.ใช้ถ้อยคำเป็นภาษาราชการ
9.การใช้ถ้อยคำปฏิเสธ ให้ใช้ภาษาที่นุ่มนวล รื่นหู***
การร่างหนังสือ
มีขั้นตอนดังนี้
1. รับหนังสือจากผู้ที่มีหน้าที่เสนอหนังสือ ๐๘๔ ๐๔๒๒๐๔๙ , ๕๑๔๑
2. อ่านเนื้อหาในหนังสือให้เข้าใจ จับประเด็นสำคัญของหนังสือ
3. พิมพ์ร่างหนังสือในเครื่องคอมพิวเตอร์ ตามชนิดของหนังสือ เช่น หนังสือภายใน หรือ หนังสือภายนอก
4. ตรวจทานคำถูกผิดและสำนวนในร่างในเครื่องคอมพิวเตอร์ให้ถูกต้องก่อนพิมพ์ (สำเนา)
5. พิมพ์สำเนาแล้วอ่านตรวจทานความถูกต้องอีกครั้ง
6. พิมพ์ฉบับจริง
7. เสนอคณบดีเพื่อพิจารณาสั่งการ หรือลงนามในหนังสือ
แนวทางในการปฏิบัติและแก้ไข
๑. รับหนังสือจากภายนอก / ภายใน นำมาวิเคราะห์วัตถุประสงค์ในเนื้อหาของหนังสือนั้น
๒. กรณีที่อ่านแล้วไม่เข้าใจในวัตถุประสงค์ของหนังสือติดต่อเจ้าของหนังสือเพื่อสอบถามให้ชัดเจน
๓. ร่างหนังสือในเครื่องคอมพิวเตอร์
– กรณีเร่งด่วน หากหน่วยงานนั้นมีแบบตอบรับ หรือ E-mail ตอบรับได้ทันทีพิมพ์ร่างหนังสือในเครื่องคอมพิวเตอร์
4. ตรวจทานคำถูกผิดและสำนวนในร่างในเครื่องคอมพิวเตอร์ให้ถูกต้องก่อนพิมพ์ (สำเนา)
5. พิมพ์สำเนาแล้วอ่านตรวจทานความถูกต้องอีกครั้ง
6. พิมพ์ฉบับจริง ถ้าเป็นหนังสือภายนอกให้พิมพ์ซองด้วย
7. เสนอคณบดีเพื่อพิจารณาสั่งการ หรือลงนามในหนังสือ
ขั้นตอนการแจ้งเกิด
1. ใบรับรองการเกิด (ห้องคลอด)
2. หนังสือรับรองการเกิด (หมวดทะเบียนราษฎร หน่วยสารบรรณ)
3. สูติบัตร (แขวงศรีวิชัย 4)
การปฏิบัติรับการแจ้งเกิดมีดังนี้.
1. รับใบรับรองการเกิด
- เจ้าหน้าที่ห้องคลอดมาส่งเอง
- ญาติผู้ป่วยนำมาส่งเอง
2. ตรวจสอบความถูกต้องและสมบูรณ์ของใบรับรองการเกิด
- ชื่อ – นามสกุล, ภูมิลำเนาของบิดาและมารดาของเด็กทารก
- ข้อมูลของเด็กที่คลอด (วัน/เดือน/ปีเกิด, เวลาเกิด, น้ำหนัก, เพศ, ผู้ทำคลอด ความพิการ)
- ในกรณีที่ใบรับรองการเกิดไม่สมบูรณ์หรือไม่แน่ใจ(เด็กแท้ง, เด็กแฝด) ควรโทรศัพท์ประสานกับที่ห้องคลอดเพื่อสอบถามรายละเอียดของข้อมูลและแก้ไขให้ถูกต้อง
3. ญาติหรือผู้แทนกรอกใบรับแจ้งการเกิด
- แนะนำในกรณีผู้ป่วยหรือญาติ ที่ต้องการความช่วยเหลือในการกรอกข้อมูล
- ตรวจสอบสัญชาติ ถ้าเป็นบุคคลต่างด้าวหากมีพาสปอร์ต แนะนำให้นำพาสปอร์ตไปแปลชื่อให้เป็นภาษาไทยก่อนจะนำไปแจ้งเกิด (สถานที่รับแปลภาษา เช่น ข้างที่ว่าการอำเภอเมืองเชียงใหม่ เป็นต้น)
4. เจ้าหน้าที่กรอกข้อมูลออนไลน์
- ใช้ข้อมูลจากใบรับรองการเกิดและใบรับแจ้งการเกิดพร้อมเอกสาร หลักฐาน ของบิดามารดาเด็ก ที่นำมาแสดง
5. ญาติหรือผู้ป่วยมาติดต่อขอรับใบแจ้งเกิด
- ตรวจสอบเอกสารและหลักฐานสำหรับการขอใบแจ้งเกิด
– ทะเบียนบ้าน, บัตรประจำตัวประชาชน, ทะเบียนสมรส
– ตัวอักษร ตัวสะกดผิด ให้ แก้ไขโดยใช้ปากกาสีแดงขีดทับตัวอักษรที่ผิดลงนานกำกับและเขียนคำที่ถูกต้อง
– ชื่อ – สกุล ไม่ตรงกับข้อมูลในใบรับรองการเกิดที่ได้รับ หากสงสัยว่าเป็นการแจ้งเท็จ ให้แจ้งบิดา มารดาของเด็กและชี้แจงโทษของการแจ้งเท็จให้ทราบ
- ตรวจสอบข้อมูลบิดา มารดาของเด็ก
– กรณีมารดาเด็กไม่ประสงค์จะระบุชื่อบิดาของเด็ก ให้ลงบันทึกไว้และแนบเอกสารประกอบเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐาน
6. การขอรับใบสูติบัตร ณ แขวงศรีวิชัย
- เจ้าหน้าที่จัดทำใบรับแจ้งการเกิด, หนังสือรับรองการเกิด, พร้อมสำเนาทะเบียนบ้าน, สำเนาบัตรประชาชน และสำเนาทะเบียนสมรสของบิดามารดา(ถ้ามี)โดยออกหนังสือมอบอำนาจให้แก่ผู้แจ้งเพื่อนำไปแจ้งการเกิดที่แขวงศรีวิชัยต่อไป
– กรณีที่ผู้แจ้งไม่ใช่บิดามารดาของเด็ก จะต้องนำหลักฐานได้แก่ หนังสือรับรองการเป็นญาติของบิดา มารดาเพื่อแสดง ณ แขวงศรีวิชัยด้วย
7. เจ้าหน้าที่ส่งใบรับรองการเกิด ณ แขวงศรีวิชัย
- กรณีถ้ามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลการแจ้งเกิดจากผู้ป่วยหรือผู้แจ้ง เจ้าหน้าที่จะทำการแก้ไขข้อมูลที่เป็นเอกสาร ณ แขวงศรีวิชัยทันที และบันทึกข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลง เพื่อแก้ไขในระบบที่หมวดทะเบียนราษฎร หน่วยสารบรรณ งานบริหารทั่วไป คณะแพทยศาสตร์ มช. ต่อไป
เอกสารที่ บิดา/มารดา หรือญาติ ต้องนำมาแจงเกิด
1. บัตรประจำตัวประชาชนของ บิดา/มารดา (ฉบับสำเนา)
2 . ทะเบียนบ้าน (ฉบับสำเนา)
3 . ทะเบียนสมรส (ฉบับสำเนา) ถ้ามี
ขั้นตอนการแจ้งตาย
– รับหนังสือรับรองการตายจากหอผู้ป่วย
– ตรวจเช็คความถูกต้องในหนังสือรับรองการตาย เช่น การเขียนชื่อ สกุล สัญชาติ วันที่ ถึงแก่กรรมตามทะเบียน
– ตรวจเช็คความถูกต้องตามจำนวนที่เซ็นรับไว้ในสมุดของหอผู้ป่วย
– ออกเลขที่หนังสือรับรองการตาย
– มอบหมายให้เจ้าหน้าที่หรือญาติ นำไปแจ้ง ณ แขวงศรีวิชัย 4
– รวบรวมสำเนาหนังสือรับรองการตาย แล้วเก็บไว้เป็นหลักฐานในการค้นหา
เอกสารที่ต้องนำมาแจ้งตาย
1. บัตรประจำตัวประชาชนของผู้ตายและผู้ที่จะไปแจ้งตาย
2. ทะเบียนบ้านของผู้ตายและผู้ที่จะไปแจ้งตาย