การประชุม ระบบ E-meeting
๑. ก่อนการประชุม
♦ กำหนดวันเวลา สถานที่ และผู้เข้าร่วมประชุม
♦ จัดทำวาระการประชุม
– เวียนแจ้งขอส่งวาระการประชุม
– รวบรวมวาระและเอกสารประกอบ
– เสนอผู้บริหารตรวจระเบียบวาระ
♦ ส่งหนังสือเชิญประชุมและวาระโดยส่งทาง E-mail
– หนังสือเชิญประชุม
– วาระการประชุม
– เอกสารประกอบการประชุม
– รายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา
– สำเนาถึง เลขานุการภาควิชา เลขานุการคณะ และเลขานุการผู้บริหาร
♦ การเตรียมส่วนที่เกี่ยวข้องในด้านต่างๆ
– จองห้องประชุม
– จัดทำบันทึกแจ้งกำหนดการประชุม และขอให้จัดส่งวาระการประชุมทาง E-mail
– เตรียมความพร้อมของอุปกรณ์โสต ได้แก่ เครื่องบันทึกเสียง, surface, ไมโครโฟน, จอ LED
– จัดทำบันทึกขออนุมัติอาหารว่าง อาหารกลางวัน
– จัดทำบันทึกยืมค่าเบี้ยประชุม
– จัดเตรียมเอกสารสำหรับลงนามรับเบี้ยประชุม
– จัดเตรียมข้อมูลนำเสนอในรูปแบบ power point
– นำข้อมูลของการประชุมทั้งหมดลงในระบบ E-meeting
– ปรับรูปแบบตัวอักษรของข้อมูลระเบียบวาระทั้งหมดให้เป็น Angsana New เท่านั้น โดยไม่สัญลักษณ์หรือเครื่องหมายต่าง ๆ แทรก
– เข้าระบบ E-meeting ในส่วนของ Admin ผ่าน username และ password
– บรรจุวาระการประชุมลงในระบบ
– Upload เอกสารประกอบการประชุมทั้งหมดลงในระบบ
– ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทั้งหมด
– โทรศัพท์เตือนเลขาภาควิชา และเลขาผู้บริหารเพื่อเตือนประชุม
– วางป้ายชื่อกรรมการให้ถูกต้อง โดยเรียงลำดับตามพยัญชนะ
– วางน้ำดื่มและแก้วน้ำให้เรียบร้อย
♦ การส่งสรุปวาระการประชุมให้ประธาน และผู้ที่เกี่ยวข้อง
๒. ระหว่างการประชุม
♦ กรรมการลงนามรับเบี้ยประชุม และผู้เข้าร่วมประชุมลงชื่อเข้าร่วมประชุม
♦ นำเสนอข้อมูลตามวาระการประชุม
♦ บริการอาหารว่างให้แก่คณะกรรมการ ผู้เข้าร่วมประชุม
♦ บันทึกการประชุม
▪ กรณีที่มีการมอบรางวัลหรือแสดงความยินดีกับผู้ที่ได้รางวัลต่าง ๆ
– จัดทำบันทึกเชิญ และแจ้งกำหนดวัน เวลา สถานที่
– จัดเตรียมของสำหรับแสดงความยินดีหรือแสดงความขอบคุณในโอกาสต่าง ๆ
– ประสานแจ้งช่างภาพ เพื่อบันทึกภาพ (กรณีที่ช่างภาพมาไม่ทันเวลา จะมีกล้องสำรอง เช่น มือถือ)
▪ กรณีที่กรรมการไม่ส่งวาระการประชุมตามกำหนดเวลา
– ติดต่อผู้บริหารที่รับผิดชอบในแต่ละด้าน เพื่อให้ส่งวาระการประชุม โดย
๑. ส่ง E-mail แจ้ง
๒. ขอเลขานุการแจ้งเตือน
3. การขอเข้าพบโดยตรง
▪ กรณีที่มีการเสนอวาระหรือข้อมูลเพิ่มเติมก่อนการประชุมเพียงเล็กน้อย
– แจ้งประธานให้ทราบ
– เพิ่มเติมวาระหรือข้อมูลลงในระบบ E-meeting กรณีที่สามารถทำได้ทันเวลา
– หากไม่ทัน ให้ผู้นำเสนอแจ้งกับที่ประชุมว่าเป็นเรื่องเพิ่มเติมจากระเบียบวาระ
▪ กรณีที่เครื่อง Surface มีปัญหาในการใช้งานในระหว่างการประชุม
– เจ้าหน้าที่ตรวจสอบปัญหาเบื้องต้น
– หากไม่สามารถแก้ไขได้ แจ้งเจ้าหน้าที่สารสนเทศเพื่อแก้ไข
๓. หลังการประชุม
– ทำบันทึกแจ้งมติที่ประชุมส่งให้ผู้ที่เสนอวาระประชุม เพื่อนำไปดำเนินการต่อ
– จัดทำรายงานการประชุม
– จัดทำบันทึกที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ คืนเงินยืมค่าเบี้ยประชุม บันทึกเบิกค่าเบี้ยประชุม ส่งบันทึกอนุมัติ อาหารกลางวัน อาหารว่างให้โภชนาการ
♦ การตรวจสอบความถูกต้องของรายงานการประชุม
– เพื่อให้รายงานการประชุมถูกต้อง ครบถ้วน ได้มีการสรุปรายงานการประชุม และส่งให้ผู้ที่นำเสนอในที่ประชุม ตรวจสอบ ก่อนนำบันทึกในรายงานการประชุม เพื่อเสนอที่ประชุมรับรองในวันประชุม